Voorrangsregeling

Al jaren is de belangstelling voor de Wielerzesdaagse groot. Een dergelijke organisatie kan niet in omvang blijven groeien, op een gegeven moment is de organisatie niet meer beheersbaar en kunnen wij niet meer in voldoende mate de veiligheid garanderen.

Het maximum aantal deelnemers is enerzijds bepaald door het maximum aantal deelnemers in een categorie, maar ook het totaal aantal deelnemers kent een maximum.

Om bovengenoemde reden is de volgende regeling van toepassing:

Deelnemers die bij inschrijving voorrang hebben

De volgende kinderen krijgen voorrang bij de inschrijving:

  • Kinderen die woonachtig zijn in Baarle-Nassau, Baarle-Hertog, Ulicoten, Zondereigen en Castelré;
  • Kinderen die op een van de scholen zitten in bovengenoemde plaatsen ongeacht de woonplaats waar betreffend kind woont;
  • Kinderen die reeds eerder aan de Wielerzesdaagse hebben deelgenomen, ongeacht de woonplaats waar betreffend kind woont of de school die ze bezoeken.

Een kind dat dus tot een of meerdere van bovenstaande categorieën behoort heeft voorrang bij inschrijving.

Hoe werkt de voorrangsregeling?

Op de eerste twee inschrijfavonden (8 en 9 mei) kunnen alleen de kinderen die voorrang hebben worden ingeschreven.

Vanaf 14 mei (de derde inschrijfavond) kan iedereen zich inschrijven. De voorrangsregeling is dan niet meer van toepassing: er wordt ingeschreven in volgorde van aanmelding.

Inschrijven kan tot dat het maximum is bereikt, (zie hieronder), daarna wordt een wachtlijst aangelegd.

Vanaf wanneer wordt een wachtlijst aangelegd?

Er wordt per categorie een wachtlijst aangelegd indien het aantal deelnemers in deze categorie een bepaald maximum overschrijdt.

Deze aantallen zijn:

  • In de pupillencategorie 170 deelnemers.
  • In de juniorencategorie 200 deelnemers.
  • In de seniorencategorie 210 deelnemers.
  • In de superseniorencategorie 210 deelnemers.

Het kan dus voorkomen dat tijdens de eerste twee inschrijfavonden al een of meerdere wachtlijsten moeten worden aangelegd. Het is dus niet zo dat wij kunnen garanderen dat iedereen die op een van de eerste twee inschrijfavonden komt daadwerkelijk kan deelnemen.

Hoe wordt de volgorde van inschrijving / de wachtlijst bepaald?

Uiteraard moeten wij zorgvuldig omgaan met de volgorde van inschrijving. Indien we dan moeten overgaan tot een “wachtlijst” dan moet die wel “eerlijk” zijn voor wat betreft de volgorde van inschrijving.

Formulieren die ons op een andere manier, dan door het inleveren op de 3e inschrijfavond, bereiken worden niet meteen verwerkt. Formulieren die ons op een andere manier bereiken dan via een inschrijfavond worden verwerkt na de inschrijfavonden. Na de inschrijfavonden worden de formulieren in volgorde van binnenkomst behandeld.

Wat gebeurt er met de wachtlijst(en) en welke ´voorrangscriteria´ hanteren we op de wachtlijst.

Na de laatste inschrijfavond beginnen we met het indelen van de groepen, daar hebben we twee weken voor nodig.

Het kan zo zijn dat we niet alle kinderen, die op een wachtlijst staan, kunnen indelen. Als dit van toepassing is passen we de volgende werkwijze toe.

Wij gaan alle ´niet-wachtlijst-kinderen´ indelen in groepen. Bij het indelen hiervan hanteren we de “normale regeltjes” zoals voorkeuren, leeftijden, klassen groepen e.d.

Na deze indeling zijn er groepen ontstaan van verschillende grootte. We bekijken dan de groepsgrootte van de groepen. Bij het bekijken van deze cijfers kan het zijn dat er in bepaalde groepen nog plaats is voor één of meerdere kinderen. Om dan kinderen in desbetreffende groepen te plaatsen gaan we terug kijken naar de voorkeuren van de kinderen. (Aangegeven via het inschrijfformulier) Als er een match is tussen een lege plaats en een kind dat graag bij deze kinderen in de groep wil dan wordt het kind in deze groep geplaatst.

Het kan ook nog zo zijn dat er 5 kinderen in een groep WILLEN, maar dat er maar 2 kinderen bij KUNNEN. Dan houden we ons aan de volgorde van inschrijven.

Als er geen match is op basis van voorkeuren en er is in een bepaalde groep nog plaats dan kijken we naar een eventuele match op basis van leeftijd en/of klas/groep.